1. Administracja
Państwo – organizacja polityczna państwa
1)zewnętrzne
2)wewnętrzne
Administracja- organizatorska funkcja państwa, część aparatu państwowego, która jest najbardziej wysunięta w stronę obywateli. Organy administracji są organizatorami pracy.
Aparat państwowy- tworzą różne organy m.in. administracja
Administracja w swoim działaniu organizatorskim: to system , który się zmienia, to system otwarty, swoisty system społeczny, który czerpie swoje finansowe zapotrzebowanie z zewnątrz
Ulega zmianom pod wpływem otoczenia, jest układem dynamicznym
Modele teoretyczne:
1)System nie reaguje na zmiany w otoczeniu
2) zmienia się otoczenie i organizacje
3)system ocenia to, co na zewnątrz- przewiduję, co się zmienia.
1) Obszar aktywności – zarządzanie rozwojem lokalnym i regionalnym
2) Zabezpieczenie podstawowych potrzeb społecznych
3) Administracja świadcząca wykonuje szereg zadań, nie naszą korzyść
4) Określanie formalno-prawnej sytuacji jednostki w państwie
-działa w imieniu i na rachunek państwa
-działa w interesie publicznym
-ma charakter władczy
-działa w sposób bezosobowy
-działa na zasadzie kierownictwa i podporządkowania
-pracuje personel zawodowy
-działa w sposób ciągły, nie może odmówić działań jej przydzielonych
-idea państwa
-potrzeba stałej analizy otoczenia w której działa administracja
-potrzeba stałego reformowania administracji]
-decyzje i działanie wykonawcze
-koordynowanie i zarządzanie
-działanie związane z planowaniem
-kontrola z realizacją działań.
1)Exaute- kontrola przed wykonaniem zadania
2) Miettern- kontrola w połowie realizacji zadania(okresu)
3)Monitoring – kontrola bieżąca, badanie i korygowanie błędów
5) Expost – kontrola po fakcie
1)cel- pewien system wartości
2)struktura organizacyjna- układ i powiązania elementów w organizacji, struktura dzieli władzę, zadania, prestiż i zasoby.
3)ludzie
Tworząc róznego rodzaju organizacje np. przedsiębiorstwa zakłada się, że w rezultacie koordynacyjnej działalności wspólnego kierownictwa osiągany będzie większy efekt współdziałania od tego, który byłby wynikiem swobodnej kooperacji indywidualnych podmiotów
-Sfera działalności podstawowej
-sfera zarządzania organizacją
-sfera działalności regulacyjnej
ZARZĄDZANIE- wiążę się z koordynacją pewnych działań po to aby osiągnąć cel
Kierownik- to ktoś kto zarządza i kieruje instytucją
-umiejętności techniczne
-umiejętności społeczne
-umiejętności koncepcyjne
-rola międzyludzka
-rola informacyjna
-rola koncepcyjna
1)wg zakresu działania:
*kierownik ogólny
*kierownik funkcjonalny
2)wg szczebla organizacyjnego
*kierownik naczelny
*kierownik szczebla średniego
*kierownik liniowy
Działanie celowe- działanie zmierzające do osiągnięcia celu.
CEL DZIAŁANIA – ogół rzecz lub zdarzenie które jest pożądane (stan który zamierzamy osiągnąć)
-więzi hierarchiczne
-więzi funkcjonalne
-więzi informacyjne
-więzi społeczne
JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA- jednostka wyodrębniona organizacyjnie.
KOMÓRKA ORGANIZACYJNA- to część jednostki organizacyjnej wyodrębniona z uwagi na względną samodzielność.
STANOWISKO PRACY- najniższa hierarchicznie ogniwo organizacyjne.
PODSTAWOWE WIĘZI ORGANIZACJI}*strategiczny wierzchołek
*techniostruktura
*personel pomocniczy
*wykonawczy rdzeń
ORGANIZACJA PUBLICZNA(elementy wpływające na jej strukturę)
-relacje z otoczeniem
-cele
-struktura
-wartość
-system finansowania
3. ELEMENTY WPŁYWAJĄCE NA JAKOŚĆ ZARZĄDZANIA W SFERZE PUBLICZNEJ
-wytrwałość w zamierzeniach
-odejście od „masowej kontroli”
-doskonalenie procesów i usług
-uczenie się nowych umiejętności
-zarządzanie instytucja przez przywódźctwo
-dobra współpraca między pionami instytucji
-odejście od stawiania arbitralnych i nierealnych celów
-nie stawianie zobowiązań ilościowych
-tworzenie warunków dla zadowolenia z pracy
-edukacja i rozwój
URZĄD- zorganizowana instytucja w której wykonywana jest administracja, jest miejscem działania aparatu administracyjnego, a wiec miejscem wykonywania pracy przez urzędników. Jest też organizacją powiązaną systemowo z innymi instytucjami, realizującymi wspólne zadania
ORGANIZACJA I FUNKCJONOWANIE URZEDU
Obszar organizacji i funkcjonowania urzędu obejmuje:
-strukturę organizacyjno-formalną jako układ wzajemnie powiązanych komórek organizacyjnych]
-procedury administracyjno-biurowe niezbędne do realizacji zadań
-komunikację wewnętrzną obejmującą :
*komunikację poziomą
*komunikację pionową
1) informacja- wiadomość o zdarzeniach
2) Decyzja- świadomy wybór sposobu działania
3) Polecenie – jednoznaczne określenie zadania dla wykonawcy
4) Kontrola – porównanie rezultatów z czynnościami
STOSUNKI URZĄD OBYWATEL KSZTAŁTOWANE S.A. POPRZEZ:
-przestrzeganie i stosowanie następujących zasad i wartości:
*praworządność i humanizacja funkcjonowania administracji
*komunikatywność prawdy rzetelność oraz sprawności
-legalność i życzliwość
-pełna, systematyczna i obiektywna informacja oraz kontrola krytyki
-zapewnienie odpowiednich warunków materialnych i rzeczowych funkcjonowania
-przywództwo
-polityka i strategia
-zarządzanie zasobami
-partnerstwo
-procesy zarządzania zmianą
*wyniki w relacjach z obywatelami
*wpływ na społeczeństwo
*wyniki w relacjach z innymi pracownikami
*kluczowe wyniki
Zastosowanie zasad, które pozwolą na poprawę jakości usług(usługi)
Zarządzanie zasobami- stosownie metod pozwala na stosowanie innowacyjności działań, umiejętne delegowanie uprawnień.
Rola i znaczenie zarządzania wiedzą w informacji(informacja którą posiadamy):
-jest organizacją, systemem, mobilizujemy i łączymy elementy
Połączenie teorii zarządzania z prawem administracyjnym.
Administracja musi działać sprawnie, jest zjawiskiem społecznym.
Teoria organizacji -realizuje działania publiczne-administracja.
Treścią nauki administracji jest badanie różnorodnych zjawisk występujących w ramach organizatorskiej funkcji państwa. Kolejnym zadaniem jest wypracowanie wytycznych do działania administracji oraz projektów rozwiązań adresowanych do praktyki administracyjnej.
ROLA NAUKI ADMINISTRACJI polega:
-udział w tworzeniu projektu regulacji prawnej
-polega na obserwacji i badaniu funkcjonowania administracji’
-ingeruje bardzo dużo dziedzin wiedzy na rzecz administrowania. Administracja jest koordynatorem procesów ekonomicznych, społecznych.
POWIAZANIA NAUKI ADMINISTRACJI Z TEORIĄ ADMINISTRACJI (ADMINISTROWANIA)
Podejście tradycyjne, kompleksowe, kooperacyjne, współczesne łączy zespół cech opisujących współczesną administrację
Procesy zachodzące w administracji:
jednostka terytorialna jako organizacja:
-cel działania(publiczny)
-więzi(społeczne, polityczne)
-struktura(wyrażona przez status tj. układ jednostek organizacyjnych)
-ludzie(mieszkańcy, pracownicy jednostek samorządowych)
Zmiany zachodzą na wewnątrz, na zewnątrz w administracji
CZYNNIKI HAMUJĄCE LUB STYMULUJĄCE TWÓRCZE MYŚLENIE W ORGANIZACJI
a) czynniki sprzyjające - zmiany środowiskowe, konkurencja, brak precedensów, wymagania przywódcze, wzrost efektywności organizacji
b) czynniki hamujące twórcze działanie- nacisk na odgórne działania kontrolne, krótkowzroczność w myśleniu, zbyt daleko
posunięta analiza koncepcji, nacisk na lepsze rezultaty przy mniejszych nakładach.
Sytuacje decyzyjne – w których podejmujemy decyzje,
Parametry decyzyjne – uwarunkowań
Decyzja- to akt wyboru, wybór dotyczy wyboru dwóch lub więcej możliwości, wybór musi być świadomy i losowy
Wybór występuje na podstawie analizy określonego stanu rzeczy, wyboru dokonuje osoba upoważniona tj. decydent, wybór prowadzi do osiągnięcia celu.
1)stwierdzenie sytuacji decyzyjnej
2)zebranie informacji dotyczacej sytuacji decyzyjnej
3)analiza uzyskanych informacji
4)wstępne ustalenie celu i kierunków działania
5)ustalenie wariantów rozwiązania’
6)doskonalenie wyboru jednego z wariantów(podjecie decyzji)
7)przekazanie decyzji do realizacji
*bariera informacyjna, zasobowa, społeczna, formalna (nie wolno czegoś)ograniczenie poznawcze – brak wiedzy na temat, niska samoocena, dysonans poznawczy, emocje(z konfliktami w zespole), nieumiejętność podejmowania kompromisów w decyzji(negocjacje), nieumiejętność efektywnego uczestnictwa w zespole.
v Bariera zasobowa
v Bariera społeczna
v Bariera formalna
KIERUNKI PODWYŻSZANIA RACJONALNOŚCI PODEJMOWANIA DECYZJI
1)informacje umożliwiają lepsze rozwiązanie problemu
2)poznanie metod podejmowania decyzji
3)pozytywna motywacja systemu do podejmowania jak najlepszych decyzji
4)zmiany w otoczeniu aby rzeczywiście zaistniały warunki dla podejmowania decyzji racjonalnych metodologicznie
5)szybko dostosowywalny system podejmowania decyzji do zmian w otoczeniu
Informacja-zespół danych opisujących jakieś zjawisko, jest to tworzywo z którego rodzą się decyzje
Nadawca~kanał~przekaz~ kanał~odbiorca
-dostarcza danych do określenia przedmiotu działania
-pozwala mierzyć i oceniać rezultaty działania
-umożliwia obserwację przebiegu działania zmierzającego do osiągnięcia celu
-rzetelna, dokładna, szybko i terminowo dostarczona, aktualna, wystarczająca, łatwo dostępna, odpowiednio identyfikowana i przechowywana.
6. CZYNNIKI WPŁYWAJĄCE NA SYSTEM INFORMACJI
Cele realizowane przez instytucję
*zakres działania
*wielkość instytucji
*kształt struktury organizacyjnej
*zakres kompetencji szczebli zarządzania
*rodzaj działalności podejmowanej na podstawie informacji
PODSYSTEMY INFORMACYJNE W INSTYTUCJI
*informacje ekonomiczne, statystyczne, personalne, naukowo-techniczne, prawnicze, technologiczne, produkcyjne.
STRUKTURY ORGANIZACYJNE (zarys problematyki)
1)struktura-konkretna postać układu elementów organizacji i ich wzajemnych powiązań
2)całokształt stosunków między elementami. Relacje między:
*ludźmi
*ludźmi i rzeczami
*rzeczami
Struktura org. Jest rezultatem:
*podziału pracy(zadań)między uczestników organizacji
*podziału władzy w organizacjach tzn. uprawnień do decydowania i kontroli
Struktura organizacyjna w praktyce:
-określa podział pracy
-stanowią niezbędną powiązaną między rożnymi funkcjami
-kształt podział władzy
-podział pracy- dokonanie wyboru specjalnie dla wszystkich pracowników
-stanowisko, komórka organizacyjna, jednostka organizacyjna, rozpiętość kierowania(liczba pracowników podległa 1 kierownikowi), regulamin organizacyjny, schemat organizacyjny, księga służb.
-Podział pracy
-kierownik i podwładni
-rodzaj wykonywanej pracy
-grupowanie segmentów
-szczeble zarządzań.DOKUMENTY FORMALIZUJĄCE STRUKTURĘ ORGANIZACYJNĄ
statut, regulaminy, schemat org., karta zadań(komórka organizacyjna), zakres czynności(karta funkcji)
TYPOLOGIA STRUKTUR ORGANIZACYJNYCH
-struktura liniowa, liniowo-sztabowa, dywizjonalna, macierzowa.
7. DYLEMATY
Poziom specjalizacji: niski wysoki
Poziom autonomii: centralizacja, decentralizacja
Departamentacja: jednorodna, wielodziedzinowa
Rozpiętość kierowania: wąska, szeroka.
Wiarygodność, kontekst, treść, przejrzystość, ciągłość, spójność, kanały, możliwość odbiorców
1)różnice w spostrzeżeniu
2)różnice językowe-dane słowo nie zawsze oznacza to samo dla nadawcy
3)szum- każdy człowiek który zakłóca powoduje zamieszanie lub przeszkadza w komunikowaniu
4)emocje-gniew, miłość, lęk wpływają n a zrozumienie się
5)niezgodność komunikatów
nieufność-wiarygodność komunikowania uzależniona jest od wiarygodności nadawcy
-sfera społeczna- zachowania, zwyczaje, stosowny język
-sfera norm i wartości – normy i wartości deklarowane, normy i wartości przestrzegane
-sfera kulturalna-założenia, które odnoszą się do natury ludzkiej, relacji międzyludzkich, samej organizacji, natury org.
FUNKCJE KULTURY ORGANIZACJI
-Wewnętrzne- wspólne normy i wartości, , wspólny język, definiowanie grupy zawodowej
-zewnętrzne- zrozumienie misji oraz identyfikacji celów, integracja wokół zadań, pomiar efektów,
Kultura jest zbiorem wartości i zachowań organizacji, które mają charakter trwały i sa używane przez wszystkich członków. Kulturę możemy rozpatrywać w kontekście uniwersalnym, kolektywnym, indywidualnym
Nauka administracji
-ekonomiczność, sprawność, szybkość działania.
Czynniki materialne i formalne
Czynniki materialne i społeczne(kadrowe)
Każda instytucja publiczna powinna dostosować się do otoczenia
Metodyka usprawnień organizacyjnych. Instytucje publiczne powinny być organizacjami uczącymi się.
Możliwość sprawowania władzy- wywieranie wpływu określonych zbiorowości, potrzeba koncentracji czyli złożenie odpowiedzialności na kierownictwo,
Dekoncentracja-rozpraszanie uprawnień do kierowania, działania i decydowania.
RODZAJE ZALEŻNOŚĆI
a)służbowe-możliwość wydawania dyspozycji i poleceń służbowych
b)osobowe- na określenie pozycji dyrektorów może powoływać lub zwalniać
Kwestia potencjału społecznego:
8 Źródła władzy organizacyjnej(umożliwiającej Zarządzanie)
-porządek prawny, możliwość dysponowania zasobami materialnymi, finansowymi, dostęp do informacji, informacja, umiejętność podejmowania rozstrzygnięć, możliwość dysponowania nagrodami, karami, pewien poziom zaufania.
ZARZADZANIE PERSONELU W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ
-przydzielanie pracownikom odpowiednich ról i zadań
-działania prowadzone aktywnie umożliwiające osiągnięcie zamierzonego celu
-polityka kadrowa w instytucjach publicznych
-dostosowywać stanowiska do człowieka
-społeczna, motywacyjna, planistyczna, organizatorska, kontrolna
Kierownik pracuje z ludźmi:
-ponosi odp. Za sukcesy o porażki
-ustala cele
-myślenie analityczne, kompleksowe,
-powinien być rozjemcą
-jest politykiem na swój sposób, dyplomata
-podejmuje trudne decyzje
-jest symbolem instytucji
...
darkbull