Miejscowość (skąd wysyłamy) i data
(Jeżeli rezerwacja została dokonana np. 02.05 to potwierdzenie powinno być wysłane tego samego lub następnego dnia czyli 02.05 lub 03.05)
Nadawca, czyli hotel
(Podajemy nazwę, adres,kod pocztowy i dane kontaktowe)
Odbiorca, czyli osoba,która chce dokonać rezerwacji
(Podajemy imię, nazwisko i adres)
TYTUŁ DOKUMENTU czyli „Potwierdzenie rezerwacji nr xxx”
1. Informujemy gościa, że jego rezerwacja pokoju/ów została przyjęta do realizacji. Wypisujemy dokładnie ile pokoi, jakie oraz w jakim terminie. Wypisujemy również (jeśli gość chciał) czy spełnimy dodatkowe prośby dotyczące pokoju (np. Pokój będzie miał widok na morze; Zamówione pokoje będą znajdowały się obok siebie). Podajemy przybliżony koszt wynajęcia tych pokoi w danym terminie. Piszemy co zawiera cena za pokój (np. w cenie pokoju znajduje się śniadanie oraz korzystanie z basenu)
2. Informujemy gościa o zapewnionym wyżywieniu na cały okres pobytu, osobno uwzględniając każdy dzień oraz cenę każdego posiłku. Piszemy dokładnie jakie posiłki oraz dla ilu osób. Wypisujemy również śniadania, nawet jeśli są wliczone w cenę pokoju – o tym też informujemy gościa
Przykład zapisu:
03.05.2016 – kolacja dla 4 osób (cena 40 zł/porcję)
04.05.2016 – śniadanie dla 4 osób (wliczone w cenę pokoju)
- obiad dla 4 osób (60 zł/porcję)
- kolacja dla 4 osób (40 zł/porcję)
05.05.2016 – śniadanie dla 4 osób (wliczone w cenę pokoju)
3. Informujemy o przyjętych do realizacji usługach dodatkowych, które chciał zamówić gość. Podajemy ich cenę.
4. Informujemy o sposobie zapłaty dostępnym w naszym hotelu. Jeżeli gość jakiś zaproponował, piszemy że przyjmujemy taki sposób zapłaty.
5. Podajemy wstępny koszt pobytu w hotelu na podstawie zamówienia.
6. Informujemy, że podane wyżej ceny są cenami brutto / zawierają podatek VAT
7. Używamy zwrotów grzecznościowych (np. Serdecznie dziękujemy za wybranie naszego hotelu ; Życzymy udanego pobytu)
Podpis osoby wystawiającej potwierdzenie
(Np. Pracownik Recepcji, XYZ)
kamilasd