Schemat potwierdzenia rezerwacji.docx

(13 KB) Pobierz

Miejscowość (skąd wysyłamy) i data

(Jeżeli rezerwacja została dokonana np. 02.05
to potwierdzenie powinno być wysłane
tego samego lub następnego dnia
czyli 02.05 lub 03.05)

Nadawca, czyli hotel

(Podajemy nazwę, adres,
kod pocztowy i dane kontaktowe)

Odbiorca, czyli osoba,
która chce dokonać rezerwacji

(Podajemy imię, nazwisko i adres)

 

TYTUŁ DOKUMENTU czyli „Potwierdzenie rezerwacji nr xxx”

1.                Informujemy gościa, że jego rezerwacja pokoju/ów została przyjęta do realizacji. Wypisujemy dokładnie ile pokoi, jakie oraz w jakim terminie. Wypisujemy również (jeśli gość chciał) czy spełnimy dodatkowe prośby dotyczące pokoju (np. Pokój będzie miał widok na morze; Zamówione pokoje będą znajdowały się obok siebie). Podajemy przybliżony koszt wynajęcia tych pokoi w danym terminie. Piszemy co zawiera cena za pokój (np. w cenie pokoju znajduje się śniadanie oraz korzystanie z basenu)
 

2.                Informujemy gościa o zapewnionym wyżywieniu na cały okres pobytu, osobno uwzględniając każdy dzień oraz cenę każdego posiłku. Piszemy dokładnie jakie posiłki oraz dla ilu osób. Wypisujemy również śniadania, nawet jeśli są wliczone w cenę pokoju – o tym też informujemy gościa

Przykład zapisu:
 

03.05.2016              – kolacja dla 4 osób (cena 40 zł/porcję)

04.05.2016               – śniadanie dla 4 osób (wliczone w cenę pokoju)

                                             - obiad dla 4 osób (60 zł/porcję)

                                      - kolacja dla 4 osób (40 zł/porcję)

05.05.2016                       – śniadanie dla 4 osób (wliczone w cenę pokoju)
 

3.                Informujemy o przyjętych do realizacji usługach dodatkowych, które chciał zamówić gość. Podajemy ich cenę.
 

4.                Informujemy o sposobie zapłaty dostępnym w naszym hotelu. Jeżeli gość jakiś zaproponował, piszemy że przyjmujemy taki sposób zapłaty.
 

5.                Podajemy wstępny koszt pobytu w hotelu na podstawie zamówienia.
 

6.                Informujemy, że podane wyżej ceny są cenami brutto / zawierają podatek VAT
 

7.                Używamy zwrotów grzecznościowych (np. Serdecznie dziękujemy za wybranie naszego hotelu ; Życzymy udanego pobytu)

 

Podpis osoby wystawiającej potwierdzenie

(Np. Pracownik Recepcji, XYZ)

Zgłoś jeśli naruszono regulamin